Scan-On-Demand – physische Dokumente digital verfügbar

Mit der Scan-on-Demand Lösung nutzen Sie die Kostenvorteile der physischen Archivierung im Vergleich zur Digitalisierung, und genießen dennoch den Vorzug die benötigten Dokumente digital verfügbar zu haben. Der schnelle Zugriff ist jederzeit gesichert. Definierte Prozesse erleichtern und professionalisieren das Dokumentenmanagement.

Als Spezialist für Dokumentenmanagement haben wir vielfach das Business Process Outsourcing übernommen und aus unseren Erfahrungen mit aktiven Registraturen das Scan-On-Demand ("Aktive Akte") entwickelt. Damit schließen wir eine Lücke für den Übergang von physischer zu elektronischer Aktenführung.

Ihre Vorteile bei Scan-On-Demand

In kürzester Zeit recherchieren wir Dokumente in bestehende Akten oder stellen diese digital zur Verfügung. Weitere Vorteile von Scan-On-Demand sind:

• Sichere physische Aufbewahrung Ihrer Akten bzw. aktiven Registratur
• vereinfachte Sachbearbeitung durch die digitale Verfügbarkeit in Ihrem Dokumentenmanagement-Prozess
• Kostensparendere externe physische Archivierung im vergleich zur aufwendigen kompletten Digitalisierung von Altbeständen
• sofortiger Dokumentenzugriff - je nach Service Level
• Effiziente Prozesse

Der Ablauf von Scan-On-Demand

Fünf Arbeitsschritte sichern einen reibungslosen Ablauf im Scan-On-Demand-Prozess:

1. Recherche der Akten über die Online-Plattform
2. Anforderung der gewünschten Dokumente
3. Sofortige Aktenziehung im Aktenarchiv
4. Sofortige Digitalisierung des Dokuments mit dem Scan-On-Demand-Prozess
5. Bereitstellung über einen SFT-Server oder Schnittstelle direkt in Ihre elektronische Akte

Sämtliche Arbeitsschritte werden in unserem Archivsystem nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Dieser Vorgang gehört zur Digitalisierung des Dokuments. Sie möchten Ihre digitalisierten Dokumente in unserem elektronischen Online-Archiv aufbewahren? Profitieren Sie von unseren Service-Leistungen im Bereich digitale Archivierung.

Aktives Aktenmanagement mit viel Erfahrung

Jederzeit übernehmen wir Teile der Sachbearbeitung:

• Dokumentenaufnahmen mit entsprechender Sortierung in die Akte
• Zustellung gewünschter Dokumente in digitaler Form aus der Akte durch Scan-On-Demand
• Archivierung und Vernichtung von Akten
• Vollständiges Dokumentenmanagement (Sortierung, Klassifizierung und Erfassung) Tätigkeiten aus der Sachbearbeitung wie z.B. Antragserfassung, Datenverifizierung etc.