Ein Mitarbeiter bedient einen Hochleistungsscanner zur rechtssicheren Archivierung und Digitalisierung von Aktenbergen.

Scan-on-Demand

Schneller Zugriff auf archivierte Dokumente.

Scan-On-Demand – physische Dokumente digital verfügbar

Mit der Scan-on-Demand Lösung nutzen Sie die Kostenvorteile der physischen Archivierung im Vergleich zur Digitalisierung, und genießen dennoch den Vorzug, die benötigten Dokumente digital verfügbar zu haben. Der schnelle Zugriff ist jederzeit gesichert. Definierte Prozesse erleichtern und professionalisieren das Dokumentenmanagement.

Als Spezialist für Dokumentenmanagement haben wir vielfach das Business Process Outsourcing übernommen und aus unseren Erfahrungen mit aktiven Registraturen das Scan-On-Demand ("Aktive Akte") entwickelt. Damit schließen wir eine Lücke für den Übergang von physischer zu elektronischer Aktenführung.

Jetzt Kontakt aufnehmen

Aktives Aktenmanagement mit viel Erfahrung

Jederzeit übernehmen wir Teile der Sachbearbeitung:

Dokumentenaufnahmen mit entsprechender Sortierung in die Akte
Zustellung gewünschter Dokumente in digitaler Form aus der Akte durch Scan-On-Demand
Archivierung und Vernichtung von Akten
Vollständiges Dokumentenmanagement (Sortierung, Klassifizierung und Erfassung) Tätigkeiten aus der Sachbearbeitung wie z.B. Antragserfassung, Datenverifizierung etc.

Effiziente Belegdigitalisierung in Österreich: Mitarbeiter scannt große Aktenmengen an einer ImageTrac-Lite Hochleistungsstation zur rechtssicheren Archivierung.

Der Ablauf von Scan-On-Demand

Fünf Arbeitsschritte sichern einen reibungslosen Ablauf im Scan-On-Demand-Prozess:

Recherche der Akten über die Online-Plattform
Anforderung der gewünschten Dokumente
Sofortige Aktenziehung im Aktenarchiv
Sofortige Digitalisierung des Dokuments mit dem Scan-On-Demand-Prozess
Bereitstellung über einen SFT-Server oder Schnittstelle direkt in Ihre elektronische Akte

Sämtliche Arbeitsschritte werden in unserem Archivsystem nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Dieser Vorgang gehört zur Digitalisierung des Dokuments. Sie möchten Ihre digitalisierten Dokumente in unserem elektronischen Online-Archiv aufbewahren? Profitieren Sie von unseren Service-Leistungen im Bereich digitale Archivierung