Externe Aktenarchivierung
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Externe Archivierung Ihrer Akten und Dokumente

Aktenarchivierung – Reibungsloser Umzug ins Hochsicherheitsarchiv

Die einfache und günstige Lagerung der Akten in unternehmenseigenen Betriebsräumen scheint eine schnelle und günstige Lösung zu sein. Im Laufe des Betriebsalltags nimmt die Datenmenge und die Anforderungen an die Archivierung stetig zu. Neben der Beachtung von gesetzlichen Regelungen ist nicht jeder Mitarbeiter zugangsberechtigt.
Entsprechend muss das Aktenarchiv stets aktualisiert und verwaltet werden. Die Aktenarchivierung bindet daher Ressourcen, ohne das Produktivitätsergebnis zu steigern. Gerne stehen wir als Servicepartner für die professionelle Aktenarchivierung Ihrer Geschäftsunterlagen wie beispielsweise Vertragsakten, Personalakten, Rechnungen, Bestellungen etc. egal in welcher Form (Aktenordner, Mappen etc.) für Sie zur Verfügung.

Aufgrund unserer Erfahrungen mit verschiedenen Unternehmen, Unternehmensgrößen und Branchen sind uns sämtliche Anforderungen bekannt, die an ein professionelles und effizientes Aktenarchivierungssystem gestellt werden. Als Spezialist bieten wir stets die modernste Technik und verpflichten uns selbst zur Erfüllung der höchsten Ansprüche an Datensicherheit.

Die Vielzahl unserer Lager bildet ein dichtes Logistiknetz, sodass eine schnelle Verfügbarkeit Ihrer Unterlagen gewährleistet ist. Neben der hochmodernen Technik und dem schnellen Zugriffsservice profitieren Sie von einem weiteren Vorteil von uns als Spezialisten im Bereich der externen Aktenarchivierung. Unsere Prozesse und Systeme sind so weit optimiert, dass erhebliche Kostenvorteile gegenüber einer betriebseigenen Lösung generiert werden können.

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Der Ablauf für externe Aktenarchivierung und -lagerung

Die Kontaktaufnahme
Nachdem das individuell von uns erstelle Angebot angenommen wurde, legen wir gemeinsam mit Ihnen den Projektablauf sowie die Rahmenbedingungen genau fest.

Die Sortierung
Vor der Auslagerung muss eine Bestandsdokumentation durchgeführt werden, bei der man unter anderem den Inhalt oder die Aufbewahrungsdauer der Akten dokumentiert. Nachdem die Akten sortiert wurden, können diese in Rhenus Kartons sicher für den Transport verpackt werden.
Sollten Sie hier Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite!

Die Auslagerung
Nun erfolgt der sichere Transport in unser Rhenus-eigene Sicherheitsarchiv.
Für eine noch höhere Sicherheitsstufe können wir Ihre Kartons mit einer Sicherheitsplombe versiegeln.

Die Datenerfassung
Unsere geschulten Mitarbeiter erfassen Ihre Akten bei der sicheren Übergabe in unserem Archiv. Anschließend folgt die anonymisierte Lagerung.

LÖSUNGEN ZUR AKTENARCHIVIERUNG

Wir bieten Ihnen eine profesionelle, sichere und effiziente Lösung zur Aktenarchivierung, die Ihre Ressourcen schont und zu einem optimierten operativen Ergebnis beiträgt. 

Gewinnen Sie wertvollen Raum zurück, der bisher für Archivzwecke genutzt werden musste. Wir möchten Sie entlasten und übernehmen gerne für Sie die externe Aktenarchivierung, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Nutzen Sie Kostenvorteile und profitieren gleichzeitig von unserem umfassenden Service mit modernster Technik und höchster Qualität für Aktenarchivierung. Gewinnen Sie einen Überblick zu Menge, Fristen und Status jeder Ihrer gelagerten Dokumente, auf welche Sie jederzeit zugreifen können.

Gern begleiten wir den Outsourcing-Prozess Ihrer Dokumente und stehen als professioneller Partner an jedem Punkt der Prozesskette der externen Aktenarchivierung zur Verfügung. Überzeugen Sie sich von unserer Qualität.

OPTIMIERTE PROZESSE FÜR BESTEN SERVICE UND KLAREN VORTEILEN

Mit unseren optimierten Prozessabläufen haben wir bereits Erfahrung mit Millionen archivierter Dokumenten. Die große Menge führt zur Kostenreduktion auf das geringste Maß.

Unsere Kompetenz im Bereich der Aktenarchivierung erstreckt sich über eine große Bandbreite von Branchen und Unternehmensgrößen. Wir sind mit verschiedensten Anforderungen vertraut. Unsere umfangreiche Erfahrung unterstützt Ihren Outsourcing-Prozess optimal.

Unsere flächendeckend niedergelassenen Sicherheitsarchive in Europa verfügen über einen hohen Sicherheitsstandard. Für jedes Sicherheitsarchiv gelten die gleichen hohen Service- und Qualitätsansprüche. Jederzeit ist ein schneller Zugriff gewährleistet und Sie können rund um die Uhr über Ihre Dokumente verfügen. Wir überwachen und dokumentieren Aufbewahrungsfristen sowie Zugriffe.

Die Dokumentenverwaltung beansprucht in vielen Betrieben oft unterschätzte Ressourcen im Tagesgeschäft. Immer wieder gibt es neue Fragstellungen zur Sortierung, Zugängen, Umsetzung zu rechtlichen Änderungen und zur Bereinigung. Damit geht regelmäßig zusätzlicher Abstimmungsbedarf einher, der personelle Ressourcen benötigt und sich ertragsseitig nicht auszahlt. Wir übernehmen die vollständige Aktenarchivierung in unseren Sicherheitslagern und entlasten Ihre wertvollen Ressourcen. Wir stehen Ihnen als professioneller und erfahrener Partner gern zur Seite.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, auf gelagerte Unterlagen und Dokumente in unseren Sicherheitsarchiven zuzugreifen. Unser Logistiknetz ist über zahlreiche Standorte verteilt. Aufgrund der Optimierung sämtlicher Prozesse und Systeme für Lagerung, Aktenarchivierung und Verfügbarkeitsservice können wir erhebliche Kostenvorteile erzielen, von denen Sie profitieren.

Mit „Scan-On-Demand“ können Sie Ihre digiatlen Akten ganz leicht anfordern: Während des Umzugs in das externe Archiv erfolgt die Dokumentendigitalisierung. Dazu werden IDs auf Abruf vergeben. Über unsere Business Networking Plattform kann die entsprechende Akte angefordert werden. Anschließend wird die Akte gezogen und das gewünschte Dokument digitalisiert. Mit „Scan-On-Demand“ können entweder ganze Akten oder nur das gewünschte Dokument digital übertragen werden. Die Daten werden über einen SFTP-Server oder über eine Schnittstelle direkt in Ihre elektronische Akte zur Verfügung gestellt. Der Digitalisierungsvorgang wird im Archivsystem nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.

Sprechen Sie uns an!

Gern laden wir Sie zu einem persönlichen Besuch ein, damit Sie sich von unserer Arbeitsweise und Qualität überzeugen können.

Zum Kontaktformular +43 800 555 666