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Dokumentenarchivierung für Ihr Unternehmen
Unsere Dienstleistung zur sicheren Aktenlagerung erfüllen höchste Ansprüche: Verglichen mit dem Eigenbetrieb bieten wir besseren Service und niedrigere Kosten – bei maximaler Sicherheit für Ihre Dokumente. Der Umgang mit streng vertraulichen und hoch sensiblen Daten ist unsere Kernkompetenz.
Akten archivieren & sicher lagern in ganz Österreich
Die Bedeutung der Dokumentenarchivierung wächst in vielen Unternehmen stetig. Im gleichen Maße gilt es, den zunehmenden gesetzlichen Regelungen für die Aufbewahrung und Verwaltung der Informationen gerecht zu werden. Datenschutz spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Zum Schutz der eigenen und der Kundendaten hat die Sicherheit der Dokumente höchste Priorität.
Eine sichere Dokumenten- und Aktenarchivierung steuert und dokumentiert Zugriffe. Unbefugte Zugriffe sind praktisch nicht möglich. Die Aufbewahrung in Hochsicherheitslagern schützt Ihr Datengut vor sämtlichen Gefahren. Dazu zählen Dokumentenverlust durch Diebstahl, Feuer- und Wasserschäden und Datenpannen durch nicht autorisierten Zugriff.
Die meisten Unternehmen verfügen nicht über das Know-How und notwendige Ressourcen, um höchste Sicherheit für die Archivierung von Dokumenten zu gewährleisten. Betriebseigene Lösungen sind meist inneffizient und verursachen einen hohen Verwaltungsaufwand sowie hohe Anschaffungskosten.
Unsere Archivierungsdienstleistungen
Professionelle Aktenlagerung – Ihre Vorteile im Überblick
Werden Geschäftsunterlagen an einen professionellen Dienstleister für Dokumentenarchivierung übergeben, steigt nicht nur die Qualität und Sicherheit der Aktenarchivierung. Es entstehen erhebliche Kostenvorteile im Vergleich zur Lagerung in eigenen Räumlichkeiten sowie zur nachträglichen Digitalisierung. Eine Beispielrechnung hat ergeben, dass die Kosten für die eigene Digitalisierung von Altbeständen bis zu 33-mal höher sein können als die physische Lagerung in dem Sicherheitsarchiv der Rhenus Office Systems Österreich.
Unbegrenzter, sicherer Lagerraum
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Bei uns lagern Ihre Unterlagen zu jeder Zeit sicher.
Modernste IT-Infrastruktur
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Wir verfügen über eine moderne IT-Infrastruktur mit automatisierten Abläufen.
Zertifizierte Prozesse
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Unsere Prozesse sind zertifiziert.
Sicherheit
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Wir halten sämtliche Archivbewegungen per Dokumentation fest.
Verfügbarkeit zu jeder Zeit
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Sie erhalten Zugriff auf die Dokumente zu jeder Zeit.
Umfassendes Know-how
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Unsere Experten besitzen das nötige Know-how zu sämtlichen rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Dokumentation. Vertrauen Sie den Profis.
Die optimale Organisation Ihres Archivs
Spezialisten für die Aktenlagerung
Das Akten archivieren ist in den meisten Fällen die wirtschaftlichste und sicherste Lösung für die Dokumentenarchivierung. Wir liefern maßgeschneiderte Dokumentenlogistik für Ihre Bedürfnisse und Branche.
Als Servicedienstleister und Spezialist von der Archivierung von Dokumenten bieten wir Know-How, eine optimale Infrastruktur und erhebliche Kostenvorteile, die wir durch die Spezialisierung und Optimierung von Prozessen und Systemen erreichen. Damit sparen Sie wertvolle Zeit und können die eingesparte Betriebsfläche anderweitig nutzen.
Ein weiterer Vorteil unsere Services: Dokumente und Geschäftsunterlagen der externen Aktenarchivierung sind in der Rhenus-Online-Plattform erfasst und online steuerbar. Sie haben jederzeit Einblick in die Archivbestände, Sie können Neueinlagerungen tätigen und Bestellungen von Akten vornehmen sowie die Nutzerverwaltung bedienen. Auf Basis des Barcode-basierten Systems sind sämtliche Archivbestände indexiert und alle Archivbestände und Bewegungen nachvollziehbar.
Eine digitale Zustellung der benötigten Akte ist mit dem Scan-on-Demand System auch bei einer externen Aktenlagerung möglich. Die Vorzüge des digitalen Dokuments können somit vollständig genutzt werden. Alternativ erfolgt die Zustellung des Originals zeitnah entsprechend dem vereinbarten Service-Level.
MitAuslagerung der Geschäftsunterlagen mittels einer professionellen Verwaltung erhalten Kunden erstmals einen tatsächlichen Überblick über ihre kompletten Aktenbestände. Dabei werden Kosten für die Aufbewahrung der einzelnen Akten mit der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen vorausberechnet. Wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, wird der Kunde rechtzeitig informiert. Eine regelmäßige Bereinigung und die damit einhergehende effiziente Flächennutzung ist somit sichergestellt.
Interne Aktenlagerung
Professioneller Inhouse-Service
Neben der externen Aktenarchivierung stellt die interne Aktenlagerung in Ihren eigenen Räumlichkeiten mit Unterstützung eines externen Servicedienstleisters eine Alternative der professionellen Dokumentenarchivierung dar. Dabei unterstützen wir Sie mit unserem professionellen Know-how und betreiben Ihr Dokumentenarchiv, Ihr Aktenlager und Ihre Registratur vor Ort in Ihrem Hause. Der Inhouse-Service kombiniert die Vorteile des Dokumenten-Outsourcings mit den Vorteilen der internen Aktenlagerung. Dabei profitieren Sie von unserer leistungsstarken IT-Infrastruktur und von der Prozessoptimierung Ihrer Dokumentenarchivierung.
Datenträgerarchivierung
Die Aufnahme digitaler Datenträger gehört ebenso zum Archivierungsportfolio der Rhenus Archiv Services. Unsere Sicherheitssysteme sind mit modernsten Technologien für Datenträgerarchivierung ausgestattet. Gleichzeitig gewährleisten Erfahrungen und das nötige Know-How eine professionelle Archivierung Ihrer Datenträger bei größtmöglicher Sicherheit. Ebenso wie Akten, Unterlagen und Geschäftsdokumente werden auch Datenträger in unserer Business Networking Plattform erfasst. Das Barcode-System ermöglicht eine schnelle Rücklieferung Ihres gewünschten Dokuments oder Datenträgers.
Digitale Archivierung
Häufig benötigte Dokumente werden bevorzugt im Eigenbetrieb verwaltet. Die unmittelbare räumliche Nähe zur Sachbearbeitung ermöglicht schnelle Zugriffe. Dabei ist der Verwaltungsaufwand zur sicheren Koordination und Pflege der Dokumente allerdings ineffizient. Die digitale Archivierung unterstützt Sie bei der Reduzierung ineffektiver Arbeitsprozesse und ermöglicht die Fokussierung auf Kernprozesse.
Unsere digitale Archivierung mit dem "Scan on Demand"-System verwendet einen Barcode für sämtliche Aktenbestände. Ein Überblick über alle Aktenbestände ist jederzeit einsehbar. Sie können gezielt recherchieren und bei Bedarf Akten je nach Service-Level an Ihren Wunschort bestellen. Die automatische Mitteilung zu ablaufenden Aufbewahrungsfristen sorgt für eine einfache, regelmäßige Bereinigung der Aktenbestände. Zudem bietet die Rhenus Archiv Services viele weitere Services und Vorteile in Bezug auf die Aktenlagerung.
