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Gern laden wir Sie zu einem persönlichen Besuch ein, damit Sie sich von unserer Arbeitsweise und Qualität überzeugen können.
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Externe Aktenarchivierung
Unsere Dienstleistungen zur Aktenarchivierung erfüllen höchste Ansprüche: Verglichen mit dem Eigenbetrieb bieten wir besseren Service und niedrigere Kosten – bei maximaler Sicherheit für Ihre Dokumente.
Externe Archivierung Ihrer Akten und Dokumente
Die einfache und günstige Lagerung der Akten in unternehmenseigenen Betriebsräumen scheint eine schnelle und günstige Lösung zu sein. Im Laufe des Betriebsalltags nimmt die Datenmenge und die Anforderungen an die Archivierung stetig zu. Neben der Beachtung von gesetzlichen Regelungen ist nicht jeder Mitarbeiter zugangsberechtigt.
Entsprechend muss das Aktenarchiv stets aktualisiert und verwaltet werden. Die Aktenarchivierung bindet daher Ressourcen, ohne das Produktivitätsergebnis zu steigern. Gerne stehen wir als Servicepartner für die professionelle Aktenarchivierung Ihrer Geschäftsunterlagen wie beispielsweise Vertragsakten, Personalakten, Rechnungen, Bestellungen etc. egal in welcher Form (Aktenordner, Mappen etc.) für Sie zur Verfügung.
Aktenarchivierung – Reibungsloser Umzug ins Hochsicherheitsarchiv
Aufgrund unserer Erfahrungen mit verschiedenen Unternehmen, Unternehmensgrößen und Branchen sind uns sämtliche Anforderungen bekannt, die an ein professionelles und effizientes Aktenarchivierungssystem gestellt werden. Als Spezialist bieten wir stets die modernste Technik und verpflichten uns selbst zur Erfüllung der höchsten Ansprüche an Datensicherheit.
Die Vielzahl unserer Lager bildet ein dichtes Logistiknetz, sodass eine schnelle Verfügbarkeit Ihrer Unterlagen gewährleistet ist. Neben der hochmodernen Technik und dem schnellen Zugriffsservice profitieren Sie von einem weiteren Vorteil von uns als Spezialisten im Bereich der externen Aktenarchivierung. Unsere Prozesse und Systeme sind so weit optimiert, dass erhebliche Kostenvorteile gegenüber einer betriebseigenen Lösung generiert werden können.
Aktenarchivierung
Der Umgang mit streng vertraulichen und hoch sensiblen Daten ist unsere Kernkompetenz.
Externe Aktenarchivierung
Optimierte Prozesse - klare Vorteile
Mit der Archivierung im Hochsicherheitsarchiv schonen Sie Ihre wertvollen Ressourcen. Durch unsere Business Networking Platform können Sie schnell und einfach Kartons, Dokumente oder Akten anfordern oder durch unseren Scan-On-Demand Service einsehen.
Interne Aktenarchivierung
Der Klassiker für Ihre Unterlagen
Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines professionellen Archivsystems. Mit unserer langjährigen Erfahrung sind wir Experten im Bereich der internen Aktenlagerung und Aktenarchivierung. Unser Service für die interne Aktenlagerung enthält ein optimales, an Ihren Bedarf angepasstes Management-System.
Externe Aktenarchivierung
Optimierte Prozesse - klare Vorteile
Mit der Archivierung im Hochsicherheitsarchiv schonen Sie Ihre wertvollen Ressourcen. Durch unsere Business Networking Platform können Sie schnell und einfach Kartons, Dokumente oder Akten anfordern oder durch unseren Scan-On-Demand Service einsehen.
Kontakt aufnehmen
Interne Aktenarchivierung
Der Klassiker für Ihre Unterlagen
Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines professionellen Archivsystems. Mit unserer langjährigen Erfahrung sind wir Experten im Bereich der internen Aktenlagerung und Aktenarchivierung. Unser Service für die interne Aktenlagerung enthält ein optimales, an Ihren Bedarf angepasstes Management-System.
Kontakt aufnehmenEinfacher Umzug in unser Sicherheitsarchiv
Nachdem Sie Ihre Akten und Dokumente sorgfältig beschriftet und in Rhenus-Kartons verstaut haben, holt unser Kurierfahrer die Kartons bei Ihnen ab.
Auf sicherem Weg werden Ihre Akten nun in eines unserer Hochsicherheitsarchive überführt. Sobald Ihre Kartons bei uns ankommen, übernehmen geschulte Mitarbeiter die Datenerfassung in unser Archivsystem. Je nach Vereinbarung erhalten dabei die Akten als auch die Kartons per Barcode eine eindeutige Kennung. Über diesen Code werdendie Akten direkt mit dem Lagerplatz verknüpft.
Sollten Sie bei der Aufbereitung und Verstauung der Akten Hilfe benötigen, stehen wir Ihnen dabei selbstverständlich zur Seite.
Fragen und Antworten zur Aktenarchivierung
Was lagert Rhenus Archiv Services alles ein?
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Als Archivierungsdienstleister lagern wir sämtliche Dokumente und Akten für Sie ein. Unsere Dienstleistungen bestehen neben der Archivierung auch noch über die Verwaltung der Dokumente sowie Unterstützung beim Aufbau eines gesetztes konformen Archivs bei Ihnen in der Firma.
Archivieren Sie auch Datenträger?
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Auch bei der Datenträgerarchivierung bieten wir Ihnen umfassende Lösungen für nahezu jede Art von Datenträger an. Ob elektronische Backup-Medien wie Datenbänder, MODs, WORMS, CD-ROMs, DVD-ROMs oder auch Mikrofiches und Mikrofilm: Wir garantieren eine sichere Aufbewahrung. Durch eine zertifizierte Datenträgerarchivierung beugen wir Datenverlust, Diebstahl und unsachgemäßer Lagerung vor. Die Abholung Ihrer Datenträger erfolgt turnusmäßig, auf Wunsch auch täglich. Die Aufbewahrung erfolgt in klimatisierten und brandschutzgesicherten Zonen unserer Sicherheitsarchive. Der Transport erfolgt in neutralen, klimatisierten Fahrzeugen. Die Datenträgerarchivierung stellt die perfekte Ergänzung zur externen Aktenarchivierung dar.
Wie findet der Umzug ins Rhenus-Sicherheitsarchiv statt?
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Für Übernahme und Erfassung des Archivguts stehen Ihnen Mitarbeiter der Rhenus zur Verfügung. Sie verpacken Ihre Akten und Ordner in Archivkartonagen und übernehmen die Erfassung der Archiveinheiten (Akten oder Kartons). Alternativ können diese Arbeitsschritte auch durch eigene Mitarbeiter erfolgen.
Die Erfassung bei Ihnen vor Ort hat den großen Vorteil, dass auftretende Klärfälle sofort behandelt werden können. Ihre Dokumente werden in Standard Rhenus-Kartonagen „groß“ bzw. Standard Rhenus-Kartonagen „klein“ verpackt. Sämtliche Kartonagen und Barcode-Labels erhalten Sie von uns. Zur anonymisierten Aufbewahrung sensibler Unterlagen im Sicherheitsarchiv liefern wir Ihnen barcodierte Plomben für die Kartonagen.
Die Erfassung kann auf Einzelaktenbasis oder auf Kartonbasis erfolgen. Bei der Einzelaktenerfassung wird jede Akte mit einem Barcode versehen und anhand vorher festgelegter Erfassungsfelder, bspw. Akten-ID, Karton-ID, Kostenstelle, Abteilung, Inhaltsangaben etc. erfasst. Die Felder können von Ihnen individuell angepasst werden. Anschließend transportieren wir Ihre Dokumente mittels Sicherheitsfahrzeug in eines unserer Sicherheitsarchive. Es besteht die Möglichkeit, die Fahrzeuge mittels Plomben während des Transports vor Fremdzugriff zu schützen.
Wie schnell bekomme ich Zugriff auf archivierte Akten?
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Auch nach der Einlagerung in eines unserer Sicherheitsarchive bleiben Ihre Dokumente, über unsere internetbasierte Business Networking Plattform (BNP), jederzeit für Sie greifbar. Alle autorisierten Mitarbeiter können über eine verschlüsselte Internetverbindung in den für sie freigegebenen Archivbeständen recherchieren und Archiveinheiten bestellen oder erfassen lassen. Nachdem Sie eine Archiveinheit online bestellt haben, wird in unserem Archivsystem zeitgleich ein Auftrag angelegt. Ein Archivmitarbeiter recherchiert den Lagerplatz im Archiv und stellt die Unterlagen für den Transport bereit. Die Abforderung erfolgt auf Grundlage der vorab vereinbarten Service-Level, z.B. Zustellung innerhalb von vier Stunden, Zustellung innerhalb von 48 Stunden, Zustellung im Rahmen einer täglichen Tour oder Selbstabholung.
Der Zugriff auf Ihre Akten kann auch per „Scan-on-Demand“ erfolgen. Das bedeutet, dass wir Ihnen die angeforderten Dokumente digital zur Verfügung stellen. Die Bereitstellung erfolgt über einen Rhenus-SFTP-Server oder per E-Mail mit verschlüsselter Anlage.
Gibt es ein Datenschutzkonzept?
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Wir sind Spezialist für die Aufbewahrung von sensiblen Geschäftsunterlagen und schützenswerten Dokumenten. Dazu zählen insbesondere Unterlagen mit personenbezogenen Sozialdaten.
Personenbezogene Daten bedürfen besonderer Datensicherheit. Sie müssen jederzeit vor unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Verlust gesichert werden, insbesondere während der Aktenarchivierung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und der anschließenden Vernichtung. Deshalb haben uns zu diesem Zweck nach ISO 27001 zertifizieren lassen.
Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist gesetzlich definiert. Alle anderen sensiblen, vertraulichen, internen Daten und Dokumente müssen entsprechend ihrer Qualität bewertet werden. Abhängig von der Einstufung werden die entsprechenden Maßnahmen für die Aktenarchivierung daraus abgeleitet. Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir spezifische, auf die Anforderungen abgestimmte Datenschutzkonzepte. Ganz egal, ob es um die Bearbeitung, Aufbewahrung oder Vernichtung von Daten in digitaler Form oder auf Papier geht.
