Revisionssichere Archivierung

Die Arbeitsmodelle der Arbeitnehmer und Konzern-Konstrukte haben in den vergangenen Jahren deutlich an Komplexität zugenommen. Dies erfordert speziell bei der Archivierung von Daten ein besonderes Augenmerk. Die digitale Verwaltung von Dokumenten spielt hierbei eine wichtige Rolle. Ihre zentralisierte Verwaltung ermöglicht es einerseits Verwaltungskosten und Aufwendungen einzusparen, bietet aber andererseits den digitalen Zugriff für alle Mitarbeiter.

Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung

Besonders im digitalen Zeitalter ist eine sichere Archivierung zu gewährleisten. Dabei ist die höchstmögliche Sicherheit der Daten vor externen Einflüssen zu wahren. Hierfür sind folgende Rahmenbedingungen unerlässlich:

• Vollständigkeit der Dokumente ohne jegliche Lücken
• Ordnungsmäßigkeit im Hinblick auf die Ordnerstruktur bei der Ablage der Dokumente
• Sicherheit bei der Übertragung der Daten in das System
• Schutz vor Änderungen oder Fälschungen durch die Sicherstellung der Unveränderlichkeit
• Schutz vor Datenverlust durch Backup-Lösungen und Reproduzierbarkeit der Originale
• Eindeutige Definition des Nutzerkreises um Datenmissbrauch zu verhindern
• Beachtung der Aufbewahrungsfristen und ständige Verfügbarkeit der Daten

Daneben gibt es weitere Erfordernisse, die sich nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-geschützter Buchführungssysteme ergeben:

• Verfahrensdokumentation
• Protokollierung von Zugriffen und Verwendungen
• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit

Revisionssichere Archivierung durch einen erfahrenen Dienstleister

Als eine unserer Kernkompetenzen können wir Sie bei der digitalen Archivierung und Verwaltung Ihrer Daten unterstützen. Unsere jahrelange Erfahrung ermöglicht es Ihnen die Last des Dokumentenarchivs vollständig auszulagern und die Vorteile daraus für Ihr Unternehmen zu generieren:

24/7-Verfügbarkeit der Archivdaten

Das digitale und revisionssichere Archiv ist an keine Öffnungszeiten geknüpft. Sie und Ihre Mitarbeiter können bei einer bestehenden Netzwerkverbindung zu jeder Zeit von überall auf der Welt auf die Dokumente zugreifen. Kopien oder gar postalische Sendungen entfallen vollständig und ersparen Ihnen die entsprechenden Kosten. So gewinnen Ihre Prozesse an Flexibilität und Geschwindigkeit.

Schutz vor Datenverlust und Imageschaden

Ein digitales Dokumentenarchiv mit Rhenus erspart Ihnen die eigene Investition in teure Infrastruktur.

Dazu gehören selbstverständlich auch umfangreiche Berechtigungskonzepte für die Zugriffe sowie das höchste Maß an Sicherheit, dass die Technik zum derzeitigen Zeitpunkt bietet.

Überzeugen Sie sich selbst und sprechen Sie uns bei Interesse gerne an. Wir erstellen Ihnen ein individualisiertes Angebot für Ihre Anforderungen, damit Sie die Vorteile einer digitalen und revisionssicheren Dokumentenarchivierung nutzen können.