Revisionssichere digitale Archivierung

Die sichere digitale Archivierung gewinnt speziell nach der Einführung der neuen Datenschutzgrundverordnung weiter an Relevanz.Die Umsetzung einer elektronischen Archivlösung benötigt eine sichere Archivierungslösung auf der einen Seite, und professionelle Prozesse auf der anderen Seite. Eine zuverlässige und revisionssichere Archivierung schützt vor Datenverlust und den Zugriff unbefugter Personen.

Merkmale der revisionssicheren Archivierung

Aus einer Vielzahl unterschiedlicher Gesetzgebungen heraus ergeben die folgenden Anforderungen, die durch die Rhenus Archivlösung erfüllt werden.

• Ordnungsmäßigkeit: Eine zuvor definierte Struktur sichert die ordnungsgemäße Archivierung von Dokumenten.
• Vollständigkeit: Die Erfassung aller Dokumente muss lückenlos und vollständig mit sämtlichen Einzelteile erfolgen.
• Sicherheit des Archivverfahrens: Die Übertragung der Dokumente auf dem Weg ins Archiv muss sicher sein und gewährleisten, dass keine Daten verloren gehen.
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung: Es muss sichergestellt sein, dass die archivierten Unterlagen mit den Originalversionen übereinstimmen.
• Sicherheit vor Verlust: Der Schutz vor Verlust ist abgesichert, so dass nicht auffindbare Dokumente wiedergefunden und reproduziert werden können.
• Nutzung nur durch Berechtigte: Der Zugang zu Dokumenten darf nur durch berechtigte Mitarbeiter erfolgen. Darüber hinaus ist der Zugang durch Unbefugte nicht möglich.
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Der Archivierungszeitraum wird für jedes Dokument genau festgelegt. Die Verfügbarkeit muss bis zum Ablauf dieses Zeitraums gewährleistet sein. Erst danach darf das Dokument vernichtet bzw. gelöscht werden.
• Dokumentation des Verfahrens: Das Archivverfahren wird ausführlich dokumentiert. Diese Dokumentation ermöglicht eine reibungslose Migration in ein anderes Archivsystem.
• Nachvollziehbarkeit: Die Protokollierung sämtlicher Veränderungen in dem Archivsystem stellt sicher, dass einzelne Schritte nachvollzogen werden können.
• Prüfbarkeit: Die Funktionsweise des Archivsystems ist so transparent gestaltet, dass die einzelnen Schritte bei der Archivierung von einem Sachverständigen nachvollzogen und überprüft werden können.

Revisionssichere Archivierung mit klaren Vorteilen

Beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse mit dem Einsatz des Rhenus Archivsystems, das Ihnen die nötige Revisionssicherheit bietet. Optimieren Sie die Verfügbarkeit von Dateien und Dokumenten, regeln die Zugriffsrechte und sind dann langfristig mit einer professionellen Lösung ausgestattet.Die Rhenus Archivlösung können Sie in Ihrem Rechenzentrum oder via Cloud-Lösung nutzen.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir beraten Sie ausführlich zu dem Einsatz und zur Einführung einer revisionssicheren Archivierung.