Unsere Standorte

Hier finden Sie unsere zahlreichen Standorte rundum Rhenus. Sie können zwischen Ländern, den dazu gehörigen Standorten, Geschäftsbereichen, sowie Standorten in Ihrer Nähe wählen.

Externe Aktenarchivierung - Rhenus Office Austria

Aktenarchivierung – Reibungsloser Umzug ins Hochsicherheitsarchiv

Die einfache und günstige Lagerung der Akten in unternehmenseigenen Betriebsräumen scheint eine schnelle und günstige Lösung zu sein. Im Laufe des Betriebsalltags nimmt die Datenmenge und die Anforderungen an die Archivierung stetig zu. Neben der Beachtung von gesetzlichen Regelungen ist nicht jeder Mitarbeiter zugangsberechtigt. Entsprechend muss das Aktenarchiv stets aktualisiert und gemanagt werden. Die Aktenarchivierung bindet daher Ressourcen ohne das Produktivitätsergebnis zu steigern. Gerne stehen wir als Servicepartner für die professionelle Aktenarchivierung für Sie zur Verfügung.

Aufgrund unserer Erfahrungen mit verschiedenen Unternehmen, Unternehmensgrößen und Branchen sind uns sämtliche Anforderungen bekannt, die an ein professionelles und effizientes Aktenarchivierungssystem gestellt werden. Als Spezialist bieten wir stets die modernste Technik und verpflichten und selbst zur Erfüllung der höchsten Ansprüche an Datensicherheit.

Die Vielzahl unserer Lager bildet ein dichtes Logistiknetz, so dass eine schnelle Verfügbarkeit Ihrer Unterlagen gewährleistet ist. Neben der hochmodernen Technik und dem schnellen Zugriffsservice profitieren Sie von einem weiteren Vorteil als Spezialist im Bereich der externen Aktenarchivierung. Unsere Prozesse und Systeme sind so weit optimiert, dass erhebliche Kostenvorteile gegenüber einer betriebseigenen Lösung generiert werden können.

Wir archivieren Geschäftsunterlagen, egal in welcher Form (Aktenordner, Mappen etc.).

Optimierte Prozesse für besten Service und klaren Vorteilen

Die Lagerung und Dokumentenarchivierung in unseren speziellen Sicherheitsarchiven bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der betriebseigenen Lagerung:

  • Kostenvorteil
    Mit unseren optimierten Prozessabläufen haben wir bereits Erfahrung mit Millionen archivierter Dokumenten. Die große Menge führt zur Kostenreduktion auf das geringste Maß.
  • Erfahrungsvorteil
    Unsere Kompetenz im Bereich der Aktenarchivierung erstreckt sich über eine große Bandbreite von Branchen und Unternehmensgrößen. Wir sind mit verschiedensten Anforderungen vertraut. Unsere umfangreiche Erfahrung unterstützt Ihren Outsourcing-Prozess optimal.
  • Qualität & Sicherheit
    Unsere flächendeckend niedergelassenen Sicherheitsarchive in Europa verfügen über einen hohen Sicherheitsstandard. Für jedes Sicherheitsarchiv gelten die gleichen, hohen Service- und Qualitätsansprüche. Jederzeit ist ein schneller Zugriff gewährleistet und Sie können rund um die Uhr über Ihre Dokumente verfügen. Wir überwachen und dokumentieren Aufbewahrungsfristen sowie Zugriffe.
  • Entlastung
    Die Dokumentenverwaltung beansprucht in vielen Betrieben oft unterschätzte Ressourcen im Tagesgeschäft. Immer wieder gibt es neue Fragstellungen zur Sortierung, Zugängen, Umsetzung zu rechtlichen Änderungen und zur Bereinigung. Damit geht regelmäßig zusätzlicher Abstimmungsbedarf einher, der personelle Ressourcen benötigt und sich ertragsseitig nicht auszahlt. Wir übernehmen die vollständige Aktenarchivierung in unseren Sicherheitslagern und entlasten Ihre wertvollen Ressourcen. Wir stehen für Sie als professioneller und erfahrener Partner gern zur Seite.
  • Erreichbarkeit Ihrer Dokumente rund um die Uhr
    Sie haben jederzeit die Möglichkeit, auf gelagerte Unterlagen und Dokumente in unseren Sicherheitsarchiven zuzugreifen. Unser Logistiknetz ist über zahlreiche Standorte verteilt. Aufgrund der Optimierung sämtlicher Prozesse und Systeme für Lagerung, Aktenarchivierung und Verfügbarkeitsservice können wir erhebliche Kostenvorteile erzielen, von denen Sie profitieren.
  • Scan-on-Demand – Aktive Akte: Schnellzugriff auf die gesamte Akte
    Die Arbeit mit digitalen Akten und Unterlagen gehören zum Alltagsgeschäft. Unsere IT-Infrastruktur ermöglicht die digitale Archivierung, d.h. die Abforderung und digitale Zustellung jeder Akte innerhalb weniger Minuten. Dieser spezielle Service wird „Scan-On-Demand“ genannt. Der Ablauf ist einfach: Während des Umzugs in das externe Archiv erfolgt die Dokumentendigitalisierung. Dazu werden IDs auf Abruf vergeben. Über unsere Business Networking Plattform kann anschließend die entsprechende Akte angefordert werden. Nach der Anforderung wird die Akte in unserem Sicherheitsarchiv gezogen und das gewünschte Dokument digitalisiert. Mit der Technik „Scan-On-Demand“ können entweder ganze Akten oder nur das gewünschte Dokument digital übertragen werden. Die Daten werden über einen SFTP-Server oder über eine Schnittstelle direkt in Ihre elektronische Akte zur Verfügung gestellt. Der Digitalisierungsvorgang wird im Archivsystem nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.

Der Ablauf für externe Aktenarchivierung sowie externe Lagerung

Wie läuft die externe Aktenarchivierung ab? Sobald Ihre Dokumente bei uns eintreffen, beginnen wir mit der Dokumentendigitalisierung. Direkt nach Eingang der Dokumente werden sie mit einem Barcode versehen. Dadurch lassen sich die archivierten Unterlagen eindeutig identifizieren und deren Bearbeitungsstatus überwachen. Bei jedem Dokument haben Sie Möglichkeit, Informationen zu ergänzen. Dazu können Sie bis zu 40 Felder nutzen, die sich beispielsweise für Angaben wie Kostenstellen oder Jahres- und Monatszahlen eignen.  

Wir bieten Ihnen eine professionelle, sichere und effiziente Lösung zur Aktenarchivierung, die Ihre Ressourcen schont und zu einem optimierten operativen Ergebnis beiträgt.

Gewinnen Sie wertvollen Raum zurück, der bisher für Archivzwecke genutzt werden musste. Wir möchten Sie entlasten und übernehmen gerne für Sie die externe Aktenarchivierung, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Nutzen Sie Kostenvorteile und profitieren gleichzeitig von unserem umfassenden Service mit modernster Technik und höchster Qualität für Aktenarchivierung. Gewinnen Sie einen Überblick zu Menge, Fristen und Status jeder Ihrer gelagerten Dokumente, auf welche Sie jederzeit zugreifen können.

Gern begleiten wir den Outsourcing-Prozess Ihrer Dokumente und stehen als professioneller Partner an jedem Punkt der Prozesskette der externen Aktenarchivierung zur Verfügung. Überzeugen Sie sich von unserer Qualität.

Gern laden wir Sie zu einem persönlichen Besuch ein, damit Sie sich von unserer Arbeitsweise und Qualität überzeugen können. Sprechen Sie uns an.

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