Unsere Standorte

Hier finden Sie unsere zahlreichen Standorte rundum Rhenus. Sie können zwischen Ländern, den dazu gehörigen Standorten, Geschäftsbereichen, sowie Standorten in Ihrer Nähe wählen.

Dokumentenarchivierung - Rhenus Office Austria

Dokumentenarchivierung für Ihr Unternehmen

Die Bedeutung der Dokumentenarchivierung wächst in deutschen Unternehmen stetig. Im gleichen Maße gilt es, den zunehmenden gesetzlichen Regelungen für die Aufbewahrung und Verwaltung der Daten gerecht zu werden. Datenschutz spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Zum Schutz der eigenen und der Kundendaten hat die Sicherheit der Dokumente höchste Priorität.

Eine sichere Dokumentenarchivierung steuert und dokumentiert Zugriffe. Unbefugte Zugriffe sind praktisch nicht möglich. Die Aufbewahrung in Hochsicherheitslagern schützen Ihr Datengut vor sämtlichen Gefahren. Dazu zählen Dokumentenverlust durch Diebstahl, Feuer- und Wasserschäden und Datenpannen durch nicht autorisierten Zugriff.

Die meisten Unternehmen verfügen nicht über das Know-How und notwendige Ressourcen, um höchste Sicherheit für die Dokumentenarchivierung zu gewährleisten. Betriebseigene Lösungen sind meist inneffizient und verursachen einen hohen Verwaltungsaufwand sowie hohe Anschaffungskosten.

Die Vorteile der professionellen Dokumentenarchivierung

Werden Geschäftsunterlagen an einen professionellen Dienstleister für Dokumentenarchivierung übergeben, steigt nicht nur die Qualität und Sicherheit der Archivierung. Es entstehen erhebliche Kostenvorteile im Vergleich zur Lagerung in eigenen Räumlichkeiten und im Vergleich zur nachträglichen Digitalisierung. Eine Beispielrechnung hat ergeben, dass die Kosten für die eigene Digitalisierung von Altbeständen bis zu 33mal höher sein können als die physische Lagerung in dem Sicherheitsarchiv der Rhenus Archiv Services.

Rhenus Archiv Services arbeitet mit einer hoch entwickelten Archivierungs-Infrastruktur und bietet umfangreiche Vorteile:

  • Unbegrenzter, abgesicherter Lagerraum
  • Modernste IT-Infrastruktur mit automatisierten Abläufen
  • Zertifizierte Prozesse
  • Bestandstransparenz
  • Dokumentation sämtlicher Archivbewegungen
  • Verfügbarkeit zu jeder Zeit
  • Know-How zu sämtlichen rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Dokumentation
  • Automatische Bereinigungsvorschläge nach Ablauf von Lagerfristen

Profitieren Sie von Preis-, Qualitäts- und Kompetenzvorteilen des Spezialisten auf dem Gebiet der Dokumentenarchivierung. Sprechen Sie uns an.

Spezialisten für externe Aktenarchivierung

Die externe Aktenarchivierung ist in den meisten Fällen die wirtschaftlichste und sicherste Lösung für die Dokumentenarchivierung. Wir liefern maßgeschneiderte Dokumentenlogistik für Ihre Bedürfnisse und Branche.

Als Servicedienstleister und Spezialist im Bereich der Dokumentenarchivierung bieten wir Know-How, eine optimale Infrastruktur und erhebliche Kostenvorteile, die wir durch die Spezialisierung und Optimierung von Prozessen und Systemen erreichen. Sie sparen Kosten, wertvolle Zeit und können die eingesparte Betriebsfläche anderweitig nutzen.

Ein weiterer Vorteil unsere Services: Dokumente und Geschäftsunterlagen der externen Aktenarchivierung sind in der Rhenus-Online-Plattform erfasst und online steuerbar. Sie haben jederzeit Einblick in die Archivbestände, tätigen Neueinlagerungen, Bestellungen für Akten oder bedienen die Nutzerverwaltung. Auf Basis des Barcode-basierten Systems sind sämtliche Archivbestände indexiert und alle Archivbestände und Bewegungen nachvollziehbar.

Eine digitale Zustellung der benötigten Akte ist mit dem Scan-on-Demand System möglich. Die Vorzüge des digitalen Dokuments können somit vollständig genutzt werden. Alternativ erfolgt die Zustellung des Originals zeitnah entsprechend dem vereinbarten Service-Level.

Mit Auslagerung der Geschäftsunterlagen mittels einer professionellen Verwaltung erhalten Kunden erstmals einen tatsächlichen Überblick über ihre kompletten Aktenbestände. Dabei werden Kosten für die Aufbewahrung der einzelnen Akten mit der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen vorausberechnet. Wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, wird der Kunde von Rhenus Archiv Services rechtzeitig informiert. Eine regelmäßige Bereinigung und die damit einhergehende effiziente Flächennutzung ist somit sichergestellt.

Interne Aktenlagerung – professioneller Inhouse-Service

Neben der externen Aktenarchivierung stellt die interne Aktenlagerung in Ihren eigenen Räumlichkeiten mit Unterstützung eines externen Servicedienstleisters eine Alternative der professionellen Dokumentenarchivierung dar. Dabei unterstützen wir Sie mit unserem professionellen Know-how und betreiben Ihr Dokumentenarchiv, Ihr Aktenlager und Ihre Registratur vor Ort in Ihrem Hause. Der Inhouse-Service kombiniert die Vorteile des Dokumenten-Outsourcings mit den Vorteilen der internen Aktenlagerung. Dabei profitieren Sie von unserer leistungsstarken IT-Infrastruktur und von der Prozessoptimierung Ihrer Dokumentenarchivierung.

Datenträgerarchivierung

Die Aufnahme digitaler Datenträger gehört ebenso zum Archivierungsportfolio der Rhenus Archiv Services. Unsere Sicherheitssysteme sind mit modernsten Technologien für Datenträgerarchivierung ausgestattet. Gleichzeitig gewährleisten Erfahrungen und das nötige Know-How eine professionelle Archivierung Ihrer Datenträger bei größtmöglicher Sicherheit. Ebenso wie Akten, Unterlagen und Geschäftsdokumente werden auch Datenträger in unserer Business Networking Plattform erfasst. Das Barcode-System ermöglicht eine schnelle Rücklieferung Ihres gewünschten Dokuments oder Datenträger.

Digitale Archivierung mit „Scan on Demand“ – effektiv und sicher

Häufig benötigte Dokumente werden bevorzugt im Eigenbetrieb verwaltet. Die unmittelbare räumliche Nähe zur Sachbearbeitung ermöglicht schnelle Zugriffe. Dabei ist der Verwaltungsaufwand zur sicheren Koordination und Pflege der Dokumente allerdings ineffizient. Die digitale Archivierung unterstützt Sie bei der Reduzierung ineffektiver Arbeitsprozesse und ermöglicht die Fokussierung auf Kernprozesse.

Unsere digitale Archivierung mit dem "Scan on Demand"-System verwendet einen Barcode für sämtliche Aktenbeständet. Ein Überblick über alle Aktenbestände ist jederzeit einsehbar. Sie können gezielt recherchieren und bei Bedarf Akten je nach Servicelevel an Ihren Wunschort bestellen. Die automatische Mitteilung zu ablaufenden Aufbewahrungsfristen sorgt für eine einfache, regelmäßige Bereinigung der Aktenbestände. Zudem gibt es viele weitere Services und Vorteile mit der Rhenus Archiv Services, in Bezug auf die Aktenlagerung.

Sprechen Sie uns an. Gerne unterstützen wir Sie bei der optimalen Organisation Ihres Archives.

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