Öffentliche Hand

Viele öffentliche Einrichtungen planen die Einführung der eAkte bzw. elektronischer Vorgangsbearbeitungssysteme oder haben die Einführung in jüngster Zeit bereits umgesetzt.
Mit verstärktem Einsatz entsprechender Systeme erhöht sich der Bedarf nach elektronischen Lösungen in Posteingang, Registratur und der herkömmlichen Schriftgutverwaltung drastisch. Hier steht nicht nur eine ganzheitliche, systematische und rechtssichere Digitalisierung im Fokus, sondern auch die Frage der Wirtschaftlichkeit. Die komplette Digitalisierung der oft über Jahrzehnte aufgelaufenen Archive in einem Schritt erweist sich als wenig sinnvoll, da die Kosten und der manuelle Aufwand häufig unterschätzt werden.

Rhenus Office Systems hat in den letzten Jahren den externen Betrieb vieler aktiver Registraturen übernommen. Das aus diesen Erfahrungen entwickelte Produkt „Aktive Akte“ realisieren wir vorwiegend für Kunden aus dem öffentlichen Bereich, die auf die Arbeit mit physischen Akten und Dokumenten angewiesen sind oder sich im Umbruch zwischen physischer und elektronischer Aktenführung und Vorgangsbearbeitung befinden.
Durch die IT-gestützten Arbeitsprozesse sind wir flächendeckend in der Lage, Ihnen täglich mehrere tausend Dokumente in Ihre Akten zuzusortieren sowie mehrere tausend Dokumente aus Ihren Akten jeweils innerhalb weniger Minuten nach Anforderung digital zur Verfügung zu stellen. Auf Wunsch auch rund um die Uhr.

Die Konzentration der Unternehmen auf ihr Kerngeschäft hat in den letzten Jahren im Rahmen vieler Konsolidierungen eine zentrale Rolle gespielt. Der Trend ist dabei ungebrochen. Einfache Tätigkeiten im Sachbearbeitungsbereich, für die keine expliziten oder nur geringe Fachkenntnisse vorgehalten werden müssen, werden heute zunehmend auch durch öffentliche Einrichtungen an spezialisierte, externe Dienstleister übergeben. Rhenus Office Systems zeichnet sich als Dienstleister vor allem dadurch aus, dass nicht nur geschultes Personal für die Bearbeitung der Prozesse bereit gestellt wird, sondern auch die benötigte Infrastruktur verfügbar ist. Unsere IT-Plattformen und Schnittstellen sind notwendig, um die Vorgangsbearbeitungssysteme des Kunden bedienen zu können. Unser Projektmanagement sorgt für gelebte Prozessstrukturen und die transparente Umsetzung der Kundenanforderungen.

Der eigentliche Mehrwert für unsere Kunden liegt aber vor allem darin, dass wir die notwendige Flexibilität in der Bearbeitung gewährleisten. Auf Basis fest definierter Service Levels und Qualitätsvorgaben werden die Tätigkeiten immer genau zu dem Zeitpunkt realisiert, zu dem sie anfallen. Dabei ist die Kostenvariabilität gegeben: Der Kunde zahlt auf Stückpreisbasis nur die Leistung, die wir erbracht haben.

Strategisch macht die Zusammenarbeit mit Rhenus Office Systems für den Kunden vor allem deshalb Sinn, weil er Kosten spart, Risiko minimiert und sich gegen den fortschreitenden demografischen Wandel wappnet.