Banken und Sparkassen

Die Rhenus Office Systems GmbH ist seit Jahren ein erfolgreicher und zuverlässiger Partner der Finanzdienstleistungsbranche. Insbesondere zahlreiche Banken setzen seit Jahren auf die Dienstleistungen, die Rhenus Office Systems entlang der Logistikkette der Office Logistik erbringt. Sie profitieren dabei fortwährend von den Innovationen, die in Partnerschaft mit den Kunden entstehen.

In der Dokumentenlogistik beginnt die Prozesskette mit dem Posteingang. Rhenus betreibt interne und externe Poststellen für Banken. Postein- und -ausgang werden durch unsere Mitarbeiter nach definiertem Servicelevel abgewickelt. Mit unseren externen Poststellen, in speziell gesicherten Standorten der Rhenus, übernehmen wir die Konsolidierung ihrer internen Post. Als Mehrwertdienstleistung in den durch Rhenus an Ihrem Standort betriebenen Poststellen bieten wir zum Beispiel die Unterstützung von Veranstaltungen oder die Kopierer-Betreuung an, Ein Gewinn für unsere Kunden ist der Betrieb eines Inhouse-Imaging-Centers mit Kopierservice und Präsentationsberatung.

In unseren Archiven werden einige hundert Kilometer Akten aus deutschen Banken verwaltet. Angefangen bei Unterlagen, die auf Grund interner Vorschriften oder gesetzlicher Bestimmungen aufbewahrungspflichtig sind, bis hin zur aktiven Akte, zum Beispiel Darlehensakten, Sicherheiten. Selbstverständlich erfolgt die Archivierung unter Beachtung aller gesetzlicher Vorschriften, insbesondere der Anforderungen von BaFin und WpHG.
Abhängig von der Art der Unterlagen und der Zugriffsintensität sind von der Lagerung auf der Palette, über die Kartonlagerung oder Aktenlagerung bis zur Verwahrung als Einzeldokument, alle Lagerarten möglich. Unsere Mitarbeiter sind mit den Unterlagen vertraut, sodass sie Unterlagen zu Akten zusortieren können. Dies spart Transportwege und Kosten. Physische Zugriffe sind kurzfristig möglich, wir können die Dokumente aber auch direkt am Lagerort einscannen und digital zur Verfügung stellen.

Neben der Digitalisierung von Personalakten und zahlreichen unterschiedlichen Kundenakten, ist Rhenus auf die Digitalisierung von Kreditakten spezialisiert. Dabei werden Ihre Bestände komplett übernommen. Wir verwalten Ihre Akten und digitalisieren komplett oder nach Bedarf direkt im angeschlossenen Scanbereich des Sicherheitsarchivs. Über unser Webportal können die Akten/Sicherheiten/Dokumente physisch angefordert werden oder Sie sehen die Images der Akten online ein. Die Akten werden gemäß Ihren Vorgaben klassifiziert. Laufender Posteingang zu den Unterlagen wird direkt digitalisiert und der Akte zugeordnet.

Für eine Unterstützung Ihrer Sachbearbeitung, zum Beispiel Erfassungsarbeiten oder die Prüfung und Ergänzung von fehlenden Unterlagen zum Beispiel in Kreditakten, stellen wir Personal zur Verfügung. Dies kann, auch unter Ihrer Führung, direkt bei Ihnen vor Ort tätig werden.

Am Ende der Prozesskette steht mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Vernichtung an. Rhenus kann diese, durch den eigenen mobilen Service, direkt bei Ihnen vor Ort revisionssicher und datenschutzgerecht durchführen. Diese Sicherheit ist auch bei Bereitstellung und Austausch von Datenschutzbehältern jederzeit gewährleistet.

Auf Wunsch können alle Dienstleistungen durch Rhenus koordiniert und als Leistung aus einer Hand angeboten werden.